Case study: Klientide kasv motiveeris raamatupidamislahendusi digitaliseerima

​Kas sadades või isegi tuhandetest eurodes kokkuhoid motiveeriks sind oma tööprotsesse ümber vaatama? Kirjutan alljärgnevalt ühest reaalelu näitest, kus uute harjumuste kasutuselevõtt on ettevõtja jaoks säästnud ca 1300 € kuus.

Kas täna kasutate oma ettevõtte arvete digitaalset arhiveerimist, kinnitusringi ja kõiki programmi poolt pakutavaid digitaliseerimislahendusi?
Meie klientide kasv ja kindlasti enda huvi on meid aastatega motiveerinud uusi lahendusi kasutusele võtma.
Loodan, et alljärgnev lugu annab sulle indu ja põhjust ka enda raamatupidamise praktikad üle vaadata.

Kui enne katsid meie raamatupidajate töölaudu paberikuhjad ja kaustad, siis tänaseks on pilt hoopis teine

Kas töömahu kasvuga peab alati kasvama töötajate hulk?

Parimaks näiteks, kuidas digitaliseerimine aitab kokkuhoidu saavutada, on üks meie tööstusvaldkonna klient, kes on iga aasta teinud kasvuspurdi ehk kasvanud 6 aastaga ca 3 korda ja jõudnud ligi 30- miljonilise käibeni. Keskmiselt on ka kliendi müügi- ja ostudokumentide hulk kasvanud ligi 3 korda.

• Ca 6 a tagasi tegime veel kõike käsitsi. Dokumendid liikusid paberil, arhiveerisime paberil, arveid sisestasime ja makseid panime panka käsitsi. Maksmisega seoses sorteerisime arved kuupäevade järgi tasumata arvete kausta ja pärast tasumist ostuarvete kausta.

Kui arvete ports korra nädalas või harvem kontorisse jõudis, siis oli kohe tuli takus, et kogu see info ära menetleda.
See tekitas kindlasti ka vigu ja kui info voog kliendilt ei ole igapäevane või iganädalane, siis on raske ka raamatupidajal oma töövoogu juhtida ja hajutada.

• Tollal kasutasime Hansa majandustarkvara.
• Iga kuu tekkis kliendiga seoses kuni 2 dokumendi kausta, st ca 700-1000 lk paberit kuus, kuna arvetega kaasnesid sageli olulised lisad. Sellest tekkis kulu paberile, printimisele, kaustadele ja arhiveerimisruumile.

Samuti kulus raamatupidaja aeg arvete printimisele, sorteerimisele, arhiveerimisele, tšekkide füüsilisele paljundamisele. Aegajalt ka kaustade lappamisele, et leida dokumente.
Endise praktika jätkamisel oleks tänaste kasvanud mahtude ja käivete juures kliendi teenindamiseks vaja ilmselt juba 1,3-1,5 raamatupidajat.

• Täna kasutame Directot ja Costpocketit ja oleme 99 % loobunud arvete füüsilisest arhiveerimisest ja välja trükkimisest.

Teine põhiline kokkuhoiu koht on aeg ja energia arvete sisestamisele.

Täna võime öelda, et võrreldes 6- aasta taguse praktikaga,  hoiame me uute töömeetoditega kokku kuni 40 % sisestamisele ja arhiveerimisele kuluvast ajast.
​
Selle eelduseks on e-arved, mida on hakatud rohkem kasutama ning Directos loodud mallid, mis tunnevad ja eeltäidavad korrektse pdf arve puhul ära enamik arve välju.

• Kui enne pidid käsitsi sisestama ja siis kontrollima, siis täna toimub enamik sisestusi automaatselt ja jääb vaid üle üksikute lahtrite täitmine ja  kontroll, kas sai korrektne.

Nii roosiline kahjuks veel ei ole, et kõik arved saaks digitaalselt sisse lugeda. Eriti puudutab  see välisriikide tarnijate, kuid ka teatud Eesti tarnijate arveid, mis tulevad kõikvõimalikes jpg, png,doc jms vormingutes, aga edasiminek on olnud märgatav. 

Kokkuhoid kuni 1300 € kuus?

Kui panna muutund tööharjumused arvudesse, siis võiks kokkuvõtlikult öelda, et:
• kokkuhoid kontoritarvetelt ja  arhiveerimiselt annab aastas võidu ca 626 €+ km.
• kokkuhoid raamatupidaja töö ajas, mis on suurim komponent kliendi teenustasus, ca
15 840 € + km aastas. See kokkuhoid on tekkinud tänu digitaliseerimisele ja uutele tööharjumustele. 
Seega aitab uute praktikate rakendamine kliendil kulusid kokku hoida ca 16 466 € aastas. 
Ebasoodsamaks alternatiiviks oleks olnud lisa töötaja värbamine, kes oleks aidanud kasvanud töömahte teenindada.

Vähemalt mind ennast sellised numbrid kindlasti motiveerivad ja lisaks kui saab vähendada inimeste rutiinseid toiminguid ja vigade tekkimise ohtu, siis on võit veelgi suurem.
Kui näed ka ise vajadust raamatupidamisprotsessid ümber vaadata, aga ei tea kust alustada, võta minuga ühendust ja vaatame koos, kust annaks kokkuhoiukohti leida: kaire@fmd.ee . 

Kohtudes erinevate juhtidega, näen, et paljudes ettevõtetes on raamatupidamise ja dokumendihalduse digitaliseerimisega veel vähesel määral või mitte üldse algust tehtud. See tähendab suuremaid tööjõukulusid, inimlikke eksimusi ja võimalik, et ka töötajate frustratsiooni, kes peavad andmeid endiselt käsitsi toksima ja kõike paberil säilitama.  Sellele olukorrale on lahendused, seega vaatme sinu protsessid üle.
​Kirjuta: kaire@fmd.ee!

Kaire Tammer, Finants ja Marketing OÜ juht